Whitecoveatelier
Tietosuojaseloste
Tämä asiakirja kuvaa oikeutesi, velvollisuutesi ja Whitecoveatelierin toimintaperiaatteet selkeässä ja saavutettavassa muodossa.
Viimeksi päivitetty 5.8.2026
1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
Rekisterinpitäjä on Whitecoveatelier Oy. Rekisterinpitäjän osoite on Erottajankatu 15, 00130 Helsinki, Suomi. Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voit olla yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen info@whitecoveatelier.com tai tavallisella postilla edellä mainittuun osoitteeseen.
Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten Whitecoveatelier käsittelee verkkosivuston käyttäjien, asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden yhteydenottajien henkilötietoja. Käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679, Suomen tietosuojalakia sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä.
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan käsitellä yhteydenottoihin vastaamiseksi, konsultaatio- ja sovitusaikojen järjestämiseksi, palvelupyyntöjen käsittelemiseksi, sopimusten valmistelemiseksi ja täyttämiseksi, asiakaspalvelun tuottamiseksi, muutostöiden ja huoltopalvelujen hallinnoimiseksi sekä lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.
Tietoja voidaan lisäksi käsitellä palvelujen laadun, verkkosivuston turvallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi, oikeusvaateiden laatimiseksi tai puolustamiseksi sekä rekisterinpitäjän toiminnan asianmukaiseen dokumentointiin. Henkilötietoja ei käytetä yhteensopimattomiin tarkoituksiin ilman uutta käsittelyperustetta ja tarvittaessa erillistä informointia.
3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Käsiteltäviä tietoja voivat olla nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite, yhteydenoton aihe ja sisältö, ajanvarausta koskevat tiedot, palvelu- ja tilaushistoria, sovituksiin liittyvät mitat ja toiveet, palautteet, reklamaatiot, laskutuksen kannalta tarpeelliset tiedot sekä muu tieto, jonka henkilö itse toimittaa.
Verkkosivuston teknisessä käytössä voidaan käsitellä välttämättömiä lokitietoja, kuten IP-osoitetta, selaintyyppiä, käyttöjärjestelmää, ajankohtaa, pyydettyä sivua ja teknisiä virhetietoja, jos tällainen lokitus otetaan käyttöön sivustoa ylläpitävällä palvelimella. Sivuston nykyinen paikallinen versio ei sisällä kolmannen osapuolen analytiikkaa, mainosseurantaa tai ulkoisia fontti-, kuva- tai skriptiresursseja.
4. Käsittelyn oikeusperusteet
Käsittely voi perustua sopimukseen tai sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin, kun henkilö pyytää tarjousta, varaa konsultoinnin tai hankkii palvelun. Lakisääteistä velvoitetta käytetään perusteena esimerkiksi kirjanpitoon, kuluttajansuojaan ja viranomaispyyntöihin liittyvissä tilanteissa.
Oikeutettua etua voidaan käyttää asiakassuhteen hoitamiseen, kohtuulliseen palveluviestintään, tietoturvan varmistamiseen, väärinkäytösten ehkäisyyn ja oikeusvaateiden käsittelyyn. Suostumusta käytetään silloin, kun laki sitä edellyttää, kuten vapaaehtoisessa sähköisessä suoramarkkinoinnissa tai muiden kuin välttämättömien evästeiden käytössä. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa ilman, että peruuttaminen vaikuttaa sitä edeltäneen käsittelyn lainmukaisuuteen.
5. Tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään verkkolomakkeella, sähköpostitse, puhelimitse, ateljeella, sopimusneuvottelun yhteydessä tai palvelun toteuttamisen aikana. Tietoja voidaan saada myös henkilön edustajalta tai julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä silloin, kun se on käsittelyn tarkoituksen kannalta tarpeellista ja lainmukaista.
Rekisterinpitäjä ei pyri keräämään tarpeettomia erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Rekisteröityä pyydetään olemaan lähettämättä terveydentilaa, poliittisia mielipiteitä, uskontoa tai muita arkaluonteisia tietoja, ellei niiden käsittely ole palvelun toteuttamiseksi välttämätöntä ja käsittelylle ole soveltuvaa oikeusperustetta.
6. Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Henkilötietoja voivat käsitellä Whitecoveatelierin valtuutetut työntekijät ja sopimuskumppanit vain siinä laajuudessa kuin heidän tehtävänsä edellyttävät. Palveluntarjoajia voidaan käyttää esimerkiksi verkkosivuston ylläpitoon, hostingiin, tietoturvaan, kirjanpitoon, maksuliikenteeseen, toimituksiin ja asiakasviestintään.
Käsittelijöiden kanssa tehdään tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaiset sopimukset, ja heitä velvoitetaan käsittelemään tietoja vain dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos laki, sitova viranomaismääräys, tuomioistuimen päätös tai oikeusvaateen käsittely sitä edellyttää.
7. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tavoitteena on käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueella. Jos tietoja siirretään ETA-alueen ulkopuolelle, siirto toteutetaan vain soveltuvan siirtoperusteen nojalla, kuten Euroopan komission riittävyyspäätöksen, vakiosopimuslausekkeiden tai muun tietosuoja-asetuksen V luvussa hyväksytyn suojatoimen avulla.
Tarvittaessa arvioidaan vastaanottajamaan lainsäädäntö ja toteutetaan lisäsuojatoimia, kuten salaus, pseudonymisointi, käyttöoikeuksien rajaaminen ja sopimukselliset sitoumukset. Lisätietoja käytetyistä siirtomekanismeista voi pyytää rekisterinpitäjältä.
8. Säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen määriteltyihin tarkoituksiin. Yhteydenottotietoja säilytetään tavallisesti enintään 24 kuukautta asian päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen asiakassuhteen, reklamaation tai oikeusvaateen vuoksi. Sopimus-, laskutus- ja kirjanpitoaineistoa säilytetään soveltuvan lainsäädännön edellyttämän ajan.
Sovituksiin ja mittatilaustöihin liittyviä tietoja voidaan säilyttää asiakassuhteen ajan ja kohtuullisen ajan sen jälkeen, jotta muutokset, korjaukset ja jatkotilaukset voidaan toteuttaa. Säilytysajan päättyessä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan turvallisesti, ellei lakisääteinen velvoite estä poistamista.
9. Tietoturva
Rekisterinpitäjä käyttää tarkoituksenmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia. Näihin voivat kuulua käyttöoikeuksien hallinta, vahvat tunnistautumismenetelmät, ajantasaiset ohjelmistot, varmuuskopiointi, salaus, lokitus, henkilöstön ohjeistus, salassapitovelvoitteet ja säännöllinen riskien arviointi.
Mikään järjestelmä ei ole täysin riskitön. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus tapahtuu, sen vaikutukset arvioidaan viipymättä. Valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille ilmoitetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla, jos loukkauksesta aiheutuu todennäköisesti riski tai korkea riski henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa, pyytää virheellisten tietojen oikaisua, pyytää tietojen poistamista, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä, saada toimittamansa tiedot jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
Kun käsittely perustuu suostumukseen, suostumuksen voi peruuttaa. Suoramarkkinointia voi vastustaa milloin tahansa. Oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjän yhteystietoihin. Henkilöllisyys voidaan joutua varmistamaan. Pyyntöihin vastataan yleensä kuukauden kuluessa; määräaikaa voidaan perustellusta syystä jatkaa tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Whitecoveatelier ei tee verkkosivuston kautta päätöksiä, jotka perustuisivat pelkästään automaattiseen käsittelyyn ja joilla olisi rekisteröityyn kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Sivustolla ei käytetä mainosprofilointia tai kolmansien osapuolten seurantapikseleitä.
Jos automatisoitu päätöksenteko otetaan tulevaisuudessa käyttöön, siitä annetaan erilliset tiedot, mukaan lukien käsittelyn logiikka, merkitys, arvioidut seuraukset ja oikeus vaatia ihmisen osallistumista päätöksentekoon.
12. Lasten tiedot
Palvelut on suunnattu ensisijaisesti täysi-ikäisille asiakkaille. Alaikäisen henkilötietoja käsitellään vain, jos se on palvelun toteuttamisen kannalta tarpeellista ja soveltuva lainsäädäntö sallii käsittelyn. Tarvittaessa pyydetään huoltajan suostumus tai muu asianmukainen valtuutus.
Jos rekisterinpitäjä saa tietää keränneensä alaikäisen tietoja ilman tarvittavaa oikeusperustetta, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
13. Valitusoikeus
Jos rekisteröity katsoo, että henkilötietoja käsitellään lainvastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Rekisteröityä kannustetaan ottamaan ensin yhteyttä Whitecoveatelieriin, jotta asia voidaan selvittää suoraan.
Valituksen tekeminen ei rajoita muita hallinnollisia tai oikeudellisia oikeussuojakeinoja.
14. Selosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää, jos palvelut, käsittelytavat, teknologia tai lainsäädäntö muuttuvat. Ajantasainen versio julkaistaan tällä sivulla ja siihen merkitään viimeisin päivityspäivä.
Olennaisista muutoksista ilmoitetaan asianmukaisella tavalla, esimerkiksi verkkosivustolla tai suoraan niille henkilöille, joita muutos koskee, jos yhteystiedot ja soveltuva oikeusperuste ovat käytettävissä.